Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Themen welche verschiedene SelectLine-Programme betreffen

Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Beitragvon al3x-sl » Fr 13. Nov 2020, 12:22

Moin aus Nordeutschland!

Wir sind nun seit kurzer Zeit auch Nutzer der SelectLine.

Zunächst einmal ein Lob an SelectLine für dieses Warenwirtschaftssystem, der Umfang und vor allem die Anpassbarkeit sind wirklich super. Wir haben länger nach einem solchen System gesucht, da Systeme "von der Stange" nicht für unsere Branchenanforderungen geeignet waren und Systeme, welche für eher für große Mitbewerber entwickelt wurden bzw. hochgradig anpassbar sind, sich als "unbezahlbar" raus stellten.

Nun zu meiner Frage: Wie sind die Erfahrungswerte für Dokumente / Journaleinträge und deren Speicherort? Es ist ja möglich, diese direkt in der Datenbank zu speichern oder im Dokumentenordner. Letzterer erscheint mir, nach kurzem Test, ja sehr unübersichtlich und "voll" zu werden. Zumindest ist mir nicht bekannt, wie ich die Dokumente dort passend und automatisch strukturieren kann. Wie sieht es da mit der Datenbank als Speicherort aus? Ist diese besser geeignet? Wie sehr "bläht" sich diese auf? Kann es da zu Problemen kommen? Auch vor dem Hintergrund von Backups. Es sind jetzt keine wirklich Große Dateien, sondern Bilder, Word- und Excel Dokumente, PDF-Dateien...

Wir würde ja gerne auch die Dokumente, welche an Kunden und Lieferanten raus gehen über die SelectLine generieren lassen. Die Möglichkeit existiert ja in jeder der entsprechenden Masken unter Zusatzfunktionen -> Dokumente (Wie dort eine Office Vorlage erstellt wird, da muss ich mich noch einlesen)
Und auch hier gibt es ja auch die Möglichkeit für das Dokument einen Journaleintrag zu erstellen. Ich finde die Möglichkeit auch sehr praktisch. Nur auch hier ist dann die Frage: Eher Datenbank oder eher Dokumentenordner?

Vielen Dank schon einmal für eure Erfahrungswerte :)
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Re: Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Beitragvon MRB » Mi 18. Nov 2020, 10:34

Hallo Alex

Ich kann dir leider keine Erfahrungswerte für die direkte Dateiablage liefern, weil wir uns auch gefragt haben, wie sehr es die Datenbank belastet. Gleiches Thema bei der Ablage im Ordner. Darum verwenden wir nur Links aus dem SelectLine in unsere eigene (strukturiertere) Dateiablage. Natürlich funktioniert dieser Link nicht mehr, wenn die Dateien oder Ordner im Pfad umbenannt oder verschoben werden.

Mehr kann ich dir da leider nicht helfen. Falls du selber Erfahrungswerte generierst, wären wir hier sicher gespannt darauf ;)
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Re: Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Beitragvon al3x-sl » Do 19. Nov 2020, 15:42

Hallo MRB,

danke dir für deine Antwort :)
Genau das ist halt auch mein Problem. Da wir jetzt noch ganz am Anfang stehen, dachte ich mir, dass ich hier mal Erfahrungen frage. Aktuell nutzen wir die Journal-Funktion noch nicht (...genügend andere Baustellen in der Migration :D)

Gleiches Thema bei der Ablage im Ordner.

Was meinst du damit genau? Den Dokumentenordner?

Darum verwenden wir nur Links aus dem SelectLine in unsere eigene (strukturiertere) Dateiablage.


Genau so ist es bei uns auch aktuell auf einem Fileserver realisiert. In unserem alten Programm konnte man halt die Dokuemte nicht hinenlinken, aber es ist zumindest strukturiert gewesen.

Natürlich funktioniert dieser Link nicht mehr, wenn die Dateien oder Ordner im Pfad umbenannt oder verschoben werden.

Das stimmt natürlich. Oder es wurde von einem Anwender ausversehen ein Pfad gewählt, welcher nur lokal bei ihm verfügbar ist (Desktop, USB-Laufwerk, etc), deswegen finde ich die Idee mit der DB ganz spannend. Oder aber das zentrale Dokumentenverzeichnis. Dort fehlt mir dann aber die Struktur :/
Es geht mir auch nicht um dei Königslösung, irgendwo muss man eventeull Abstriche machen. Eher, so wie auch du meinst, um Erfahrungswerte, was sich bisher am besten bewährt hat.

Viele Grüße
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Re: Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Beitragvon MRB » Fr 20. Nov 2020, 09:44

Damit habe ich gemeint, dass wir bezgl. dem Dokumentenordner und Dateiablage auch keine Erfahrungen haben. Es gibt bei den Druckvorlagen noch die Archivierungsfunktion, wodurch der entsprechende Beleg (Offerte/Auftrag/etc.) nach der Ausgabe ebenfalls in der SelectLine-Ordnerstruktur gespeichert wird. Ich nehme an, dass damit ebenfalls der Dokumentenordner gemeint ist, was also bei der Verwendung der Archiv-Funktion (der Druckvorlagen) zu zusätzlichem Chaos führt.

Unser nächster Schritt bezüglich Dokumentenablage wird ein DMS sein. Ob wir dann die Archivfunktion damit verknüpfen können, wird sich zeigen. Eine automatische Strukturierung mit ein paar Einstellungsmöglichkeiten seitens SelectLine wäre auf jeden Fall nicht unerwünscht ;)
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Re: Journaleinträge: Datenbank oder Dokumentenordner?

Beitragvon al3x-sl » Fr 20. Nov 2020, 12:39

Es gibt bei den Druckvorlagen noch die Archivierungsfunktion, wodurch der entsprechende Beleg (Offerte/Auftrag/etc.) nach der Ausgabe ebenfalls in der SelectLine-Ordnerstruktur gespeichert wird. Ich nehme an, dass damit ebenfalls der Dokumentenordner gemeint ist, was also bei der Verwendung der Archiv-Funktion (der Druckvorlagen) zu zusätzlichem Chaos führt.


Achso :)
Ja, die Funktion ist mir bekannt. Dort kann man aber wenigstens eine Struktur mit vorgeben, also z.B. nach Belegtyp und Datum sortiert. Das ist ja schon mal etwas. Wir werden das wohl auch so einsetzen, da es dann für unsere Zwecke erst einmal reicht. DMS ist auch interessant, aber natürlich wieder mit Lizenzkosten verbunden...

Hier mal ein Archivpfad, zu einem Angebot in unserem Testmandaten:
S:\System\MTEST\Archiv\2020\10\ANG\ad22090429750.PDF

Mal schauen, vielleicht hat ja noch jemand für uns Erfahrungswerte bzgl. Datenbank oder Dokumentenordner für Journalanhänge :)
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