Der Workflow wird anhand eines Beispiels der Spesenfreigabe beschrieben.
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Einstellungen
Über „Einstellungen – Workflow“ erhalten Sie Zugriff auf die neue Einstellungsseite für den Workflow. Darin bilden Sie den kompletten Ablauf ab. Die Einstellungen erfolgen durch einzelne Schritte, die entweder Folgeschritte haben können, oder auch Abzweigungen aufweisen können. Untenstehend finden Sie das Beispiel der Spesenfreigabe.
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Über „Neuer Workflow“ erstellen Sie zuerst einen komplett neuen Workflow. Dies ist die Ausgangslage für sämtliche weitere Einstellungen. Sie können beliebig viele Workflows erstellen und diese über das Dropdown oberhalb des Buttons „Neuer Workflow“ auswählen. Wie bereits beschrieben besteht ein Workflow aus mehreren Regeln.
Regel erstellen
Falls noch keine Regel besteht, erstellen Sie diese über den Button „Neu“. Anschliessend können Sie die Regel umbennen, im Beispiel ist die Regel „Spesen freigeben“ benannt und wird auch so auf der linken Seite in der Baumansicht angezeigt.
Unter „Regel bearbeiten“ finden Sie weitere Einstellungen für die Regel selbst. So können Sie der Regel eine erweiterte Beschreibung geben, z.B. als Hilfe für die zuständigen Mitarbeitenden.
Ist die Regel nicht „Aktiv“ wird diese nicht beachtet.
Mit „Regel für“ wählen Sie den zuständigen Sachbearbeitenden für die Regel. Für eine Regel ist immer lediglich ein Mitarbeitender zuständig, es können jedoch Vertretungen für diesen festgesetzt werden.
Mit dem Feld „Regel gilt ab Importdatum“ steuern Sie, ab welchem Importdatum die Regel aktiv wird, setzen Sie dieses beispielsweise für den 01.01.2021, werden alle Dokumente, die vor diesem Datum importiert wurden, nicht für den Workflow berücksichtigt.
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Auslöser erstellen
Der Auslöser dient dazu, nur die relevanten Dokumente in den Workflow-Prozess einfliessen zu lassen. Wenn Sie das Beispiel der Spesenabwicklung betrachten, sollen nur Spesenbelege oder Quittungen den Workflow durchlaufen, alle anderen Dokumenten benötigen diesen Prozess nicht. Dies wird durch die Auslöser gesteuert.
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Sie können für jede Regel neue Auslöser erstellen. Dies ist beispielsweise nötig, wenn in einer späteren Stufe eine weitere Verfeinerung der Resultate benötigt wird. In unserem Beispiel soll der Chef sämtliche Spesenbeleg, die CHF 50.- übersteigen nochmals persönlich freigeben. Dies wird durch eine neue Regel und einen entsprechenden Auslöser gesteuert.
Pflichtfelder
Für jede Regel können beliebig viele Pflichtfelder definiert werden. Diese müssen befüllt sein, bevor der zuständige Bearbeitende den Beleg freigeben kann. Andernfalls erhält er eine Meldung mit den noch zu befüllenden Feldern.
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Postfach
Auf der Hauptseite finden Sie neu neben den Reitern für Favoriten oder zuletzt geöffneten Dokumenten das Postfach. Dies ist die zentrale Anlaufstelle für Dokumente, die sich in einem Workflow befinden.
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Auf der rechten oberen Seite finden Sie einen Filter, womit Sie die Dokumente nach Ihrem Importdatum filtern können. Sollten Sie ein Dokument nicht auf Anhieb im Postfach finden, sollte die erste Anlaufstelle der Filter sein, der standardmässig auf 30 Tage eingestellt ist.
Im Postfach sind 3 Reiter ersichtlich, „Mein Postfach“, „Meine Vertretungen“ und „Ablehnungen“
Mein Postfach
In „Mein Postfach sind sämtliche Regeln, für welche der eingeloggte Mitarbeitende zuständig ist, aufgelistet. Im Beispiel ist das die erste Regel des Workflows „Spesen freigeben“ und „Freigabe. Darin können die Dokumente dann freigegeben oder abgelehnt werden. Freigegeben können sie jedoch erst, wenn sämtliche Pflichtfelder für die Regel befüllt sind.
Meine Vertretungen
Über meine Vertretungen sind für den eingeloggten Benutzer sämtliche Regeln ersichtlich, dessen Vertretungen er übernimmt. Dies wird über die Benutzerverwaltung gesteuert.
Ablehnungen
In den Ablehnungen landen die Dokumente, die abgelehnt wurden. Der eingeloggte Benutzer sieht sämtliche Dokumente, die abgelehnt wurden, falls er in einem Schritt des Workflows involviert war. Aus den Ablehnungen heraus kann das Dokument auch wieder in den Workflow aufgenommen werden.
Reiter Workflow
Für sämtliche Dokumente steht neu der Reiter „Workflow“ zur Verfügung. Damit sehen Sie für jedes Dokument den aktuellen Status des Dokuments. Z.B. welche Dokumente noch von welchem Mitarbeitenden freigegeben werden müssen. Ausserdem ist dort die Auflistung der Pflichtfelder des Schrittes ersichtlich. Freigegebene Schritte sind grün markiert, abgelehnte rot und noch ausstehende Schritte sind grau. Der aktuell Aktive Schritt ist ohne Markierung.
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Vertretungen
Mit den Vertretungen wird sichergestellt, dass auch während Abwesenheiten die Freigaben und Prozessschritte fortgeführt werden können. Die Vertretungen werden in den Einstellungen unter „Benutzer“ festgelegt. Dort kann definiert werden, für welche Mitarbeitenden der ausgewählte Benutzer die Vertretungen übernimmt.
Im Beispiel unten übernimmt der Benutzer kevin.matanovic die Vertretung für den Benutzer Administration und sieht sämtliche Dokumente aus dem Workflow für die Administration über „Postfach – Meine Vertretungen“ und kann diese dort bearbeiten und freigeben.
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