Adressen aktualisieren

Adressen aktualisieren

Beitragvon info@4147.ch » Sa 23. Nov 2013, 10:38

Wie können die Adressen in den Rechnungen aktualisiert werden ? (analog Wartungsauftrag)
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Re: Adressen aktualisieren

Beitragvon Rafael Camino » Mo 25. Nov 2013, 10:05

Welche Rechnungen sollen sich mit welchen Daten genau aktualisieren?

Neu angelegte Rechnungen sollten immer aktuell sein da sie die Daten aus den Kundenstamm holen. Bei übergebene Rechnung nicht, da werden die Informationen aus den Vorgängerbeleg übernommen (hinterlegte Adresse bzw. abweichender Rechnungsempfänger).

Rückwirkend werden Belege nie automatisch angepasst um keine Informationen zu verlieren. Ein Nachdruck eines bereits erledigten Beleges soll ja weiterhin möglich sein. Falls ein Kunde umzieht und ein Nachdruck einer alten Rechnung haben will, wird diese weiterhin die ehemaligen Adressdaten aufweisen.
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Re: Adressen aktualisieren

Beitragvon modellbahner » So 5. Jan 2014, 16:26

Welche Möglichkeiten gibt es denn, wenn ein Kunde seine Adresse ändert und man alle offenen Aufträge anpassen möchte (möglichst auf einmal und nicht von Hand)?
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Re: Adressen aktualisieren

Beitragvon Rafael Camino » Mi 8. Jan 2014, 11:14

modellbahner hat geschrieben:Welche Möglichkeiten gibt es denn, wenn ein Kunde seine Adresse ändert und man alle offenen Aufträge anpassen möchte (möglichst auf einmal und nicht von Hand)?


Das Programm funktioniert grundsätzlich so, dass die Adressdaten in den Beleg (nach Auswahl des Kunden) kopiert und redundant gespeichert werden. Das hat auch seinen Sinn. Man kann dann je nach Bedarf eine Anpassung/Ergänzung/Korrektur vornehmen, die nur für diesen einen Beleg gültig ist. Vielleicht soll es ausnahmsweise in eine bestimmte Abteilung oder Gebäude gehen, also ergänzt man die Angaben einmalig.
Da dies dann wirklich nur im Beleg gespeichert ist und nicht in die Stammdaten weitergegeben wird, wäre der nächste Beleg den wir erstellen "wieder normal".

Würden wir die Kundendaten nicht im Beleg kopieren sondern sie immer vom Kundenstamm beziehen, wäre die Adressänderung wie sie die beschrieben haben dann zwar automatisch in den Belegen drin, die abweichenden Angaben wie im meinen Beispiel vorher aber nicht länger möglich.

Schlussendlich müssen wir entweder auf die eine oder der anderen Funktionalität verzichten, wenn wir das fix im Programmcode einbauen wollen. Standardmässig sind wir redundant, haben also "ab Werk" keine Möglichkeit um laufende Aufträge automatisch mit den neuen Adressdaten anzupassen. :\


Mögliche Lösungen
Glücklicherweise ist SelectLine ja aber stark anpassbar, und erlaubt uns eigene Auswertungen und sogar Funktionen einzubauen. :D

Individuell angepasste Auswertungen (erfordert gewisse Erfahrung mit unseren Formulareditor, Lizenz je nach benötigte Funktion)

Dies wäre meine persönliche Empfehlung. Man riskiert damit auch nichts an den Daten kaputt zu machen.
Wenn man die Adressfelder der Druckvorlage so anpasst, dass diese die Adresse nicht länger aus den Beleg holen sondern stattdessen aus den Kundenstamm, wären die Daten auf den Ausdruck immer aktuell. Im Beleg selbst würde man die alte Adresse noch sehen (aufgrund der erwähnten Datenredundanz), die Ausdrücke hätten aber die neue Adresse.
Man müsste also dann lediglich bei einer Adressänderung einfach die Belege nochmals drucken.
:!: Die Anpassung nicht an der Systemdruckvorlage vornehmen, sonst riskieren Sie diese nach den Update zu verlieren (wird überschrieben). Stattdessen eine Kopie der Druckvorlage machen und diese anpassen.
:!: Für den Formulareditor bietet SelectLine auch Kurse an.


Makros. (erfordert SQL-Kenntnisse und Gold Lizenz)

Dies ist das (gemäss persönlichen Empfinden) am häufigste, eingesetzte Mittel um solche Massenanpassungen vorzunehmen. Damit schreibt man ein Code der die Daten einmalig aktualisiert.
Die grösste Stärke der Makros ist zugleich aber auch die Schwäche. Mit Makros kann man alle Werte manipulieren. Wenn man am falschen Ort herum schraubt riskiert man also gleich seine Daten zu verlieren! Makros sind gefährlich.
:!: Nie Makros ohne vorher die Daten gesichert zu haben!


Solche individuelle Erweiterungen kann man bei den jeweiligen Vertriebspartner oder der [SelectLine Hotline] anfragen. Beide helfen gerne weiter.
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Re: Adressen aktualisieren

Beitragvon modellbahner » Do 9. Jan 2014, 08:22

Die Situation mit den Adressen war mir bekannt bzw habe ich bereits bei der Benutzung gemerkt. Die Lösung ist gut, genau aus dem beschriebenen Grund (einmalig andere Adresse). Das non-plus-ultra wäre jetzt, wenn es in den Stammdaten Kunden noch die Funktion "Adresse in Belegen aktualiseren" geben würde, mit der man die Adresse bewusst aktualisieren könnte. Im besten Fall würden sogar alle noch offenen Belege/Aufträge mit Adresse angezeigt und man könnte auswählen welche man aktualisieren möchte...

Dabei kommt mir noch in denn Sinn: Kann es sein, dass der Dispositionsvorschlag aus zwei Aufträgen mit unterschiedlichen Adressen (aber gleiche Kundennummer) eine Rechnung macht (ich mag mich schwach erinnern, das mir das mal passiert ist)?
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