Automatische Word-Dokumente für CRM-Adressen mit Kundendaten

Automatische Word-Dokumente für CRM-Adressen mit Kundendaten

Beitragvon Rafael Camino » Di 18. Nov 2014, 13:55

Es ist möglich Daten automatisch aus dem Programm in externe Dokumente zu übertragen. Wie z.B. das Füllen eines Briefkopfes in einem Word-Dokument mit den Adressdaten eines Kunden. Benötigt wird dafür eine Dokumentvorlage, in der Platzhalter für die entsprechenden Felder definiert sind.
Um Platzhalter für Datenfelder aus dem Programm zu definieren, gehen Sie an die betreffende Stelle im Text und drücken [CTRL] +[ F9]. Es wird nun ein Platzhalterfeld in das Word-Dokument eingefügt. Wenn z.B. der Name des Kunden dargestellt werden soll, geben Sie in diesem Feld in die geschweiften Klammern folgenden Text ein:

{DDE AUFTRAGCHSQL DdeServerAdresse DdeAdresseName}

Mit [Alt] + [F9] für alle bzw. [Shift] + [F9] bei einem Einzelnen wechseln Sie aus dem Platzhalter-Modus heraus. Markieren Sie die Stelle an der sich der Platzhalter befindet und drücken [F9]. Nun wird der Platzhalter aktualisiert und mit dem Kundenname der geöffneten Kundenmaske gefüllt. Haben Sie mehrere Textfelder im Word-Dokument erstellt, markieren Sie mit [CTRL] + [A] das Dokument und starten mit [F9] die Aktualisierung.
Die Parameter im Platzhalterfeld sind wie folgt aufgebaut:

DDE <Programmname> <Thema> <Feldname>

:idea: Hinweis: Achten Sie hierbei bitte genau auf Gross-/Kleinschreibung.


Folgende Themen (Platzhalter <Thema>) stehen zur Verfügung:
DdeServerAdresse
DdeServerMandant
DdeServerUser


Möchten Sie Daten zum Thema DdeServerAdresse übertragen, so muss im Programm eine Stammdatenmaske geöffnet sein, in der sich Adressdaten befinden. Für jedes Thema gibt es Felder, die den zu übertragenden Wert enthalten. Folgende Feldnamen stehen zur Auswahl:

Thema "DdeServerAdresse"
DdeAdresseNummer
DdeAdresseBriefanrede
DdeAdresseAnrede
DdeAdresseVorname
DdeAdresseName
DdeAdresseAnzeigename
DdeAdresseFirma
DdeAdresseZusatz
DdeAdresseZusatz2
DdeAdresseZusatz3
DdeAdresseStrasse
DdeAdressePlz
DdeAdresseOrt
DdeAdresseLand
DdeAdressePostfach
DdeAdressePostfachPlz
DdeAdressePostfachOrt
DdeAdressePostfachLand
DdeAdresseTelefon
DdeAdresseTelefon1
DdeAdresseTelefon2
DdeAdresseTelefon3
DdeAdresseTelefon4
DdeAdresseFax
DdeAdresseEMail
DdeAdresseEMail2
DdeAdresseHomepage
DdeAdresseTitel
DdeAdresseFunktion
DdeAdresseAbteilung
DdeAdresseGeburtstag
DdeAdressePrioritaet
DdeAdresseMemotext (CRM)

Thema "DdeServerMandant"
DdeMandantAnrede
DdeMandantVorname
DdeMandantName
DdeMandantZusatz
DdeMandantStrasse
DdeMandantPlz
DdeMandantOrt
DdeMandantLand
DdeMandant

Thema "DdeServerUser"
DdeUserKuerzel
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Re: Automatische Word-Dokumente für CRM-Adressen mit Kundend

Beitragvon Rafael Camino » Di 25. Nov 2014, 15:31

Nun kann es natürlich vorkommen, dass man Felder auf eine Zeile hat, die nicht immer abgefüllt werden. Wie z.B. ein Titel oder das Feld Zusatz in der Adresse. Sollten diese Felder nicht abgefüllt wurden, lassen sie meist entweder eine leere Zeile oder einen Einzug zurück (ein Leerschlag), je nach Position des Feldes.

Hierfür verfügt die Funktion MERGEFIELD über einen eigenen Zusatzparameter. Schreiben Sie nach dem Feldnamen ein \f und den gewünschten Zusatztext, erscheint dieser Text nur, wenn das Feld einen Inhalt hat. Die komplette Zeile mit Titel, Vorname und Name lautet dann zum Beispiel:

{MERGEFIELD Titel \f " "}{MERGEFIELD Vorname} {MERGEFIELD Name}

Falls der Vorname auch leer sein kann, sollten Sie den Zusatz auch dort vornehmen, damit in diesen Fällen der Nachname nicht unschön eingerückt ist.
Es gibt übrigens auch einen Schalter für Zusatztext, der vor dem Feldinhalt erscheinen soll, falls das Feld nicht leer ist. Der lautet \b. Sollten Sie also zum Beispiel das Feld "Ortszusatz" in Klammern setzen wollen, falls es gefüllt ist, dann schreiben Sie dazu:
{MERGEFIELD Ortszusatz \b "(" \f ")"}
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